Số lượt xem: 466
Gửi lúc 14:40' 30/07/2009

Tài khoản thương mại và những điều cần lưu ý khi bán hàng trên mạng

Cho dù công ty của bạn kinh doanh bất cứ thứ gì, quy mô lớn hay nhỏ, nhưng nếu đã là bán hàng qua mạng thì đều phải cần có khả năng chấp nhận thanh toán từ khách hàng. Có rất nhiều các cách thanh tóan khác nhau qua mạng, những một trong những cách phổ biến nhất là chấp nhận thẻ tín dụng. Để làm được điều này, bạn nhất thiết cần một tài khoản thương mại.

Ở Việt Nam hiện nay chưa có tổ chức cung cấp dịch vụ tài khoản thương mại cho thanh toán trực tuyến vì chưa có có yếu tố về cơ sở hạ tầng kỹ thuật cũng như chế tài pháp lý. Tuy nhiên, nếu định hướng bán hàng ra nước ngoài, việc thanh toán trực tuyến bằng thẻ tín dụng hoàn toàn có thể được nếu site sử dụng dịch vụ tài khoản thương mại của một ngân hàng hay tổ chức tài chính quốc tế.

Thiết lập tài khoản

Tài khoản thương mại (merchant account) là những tài khoản chấp nhận và lưu giữ các khoản tiền giao dịch bằng thẻ tín dụng. Những tài khoản này được mở thông qua các nhà cung cấp dịch vụ thương mại (MSP) như là các ngân hàng hay qua các tổ chức dịch vụ độc lập (ISO). Các ngân hàng nhìn chung được coi là an toàn và đáng tin cậy hơn, nhưng họ lựa chọn rất cẩn thận những khách hàng được mở tài khoản thương mại. ISO thì linh hoạt hơn, nhưng do vậy rủi ro cũng cao hơn cho cả công ty của bạn lẫn chính bản thân họ. Hơn nữa, vì tính rủi ro cao mà các ISO phải gánh chịu nên các mức phí dịch vụ của họ cũng cao hơn các ngân hàng.

Một tài khoản thương mại để kinh doanh trên mạng cũng tương tự như một tài khoản để đặt hàng qua thư, nguy cơ rủi ro là ở chỗ bạn không cầm được thẻ tín dụng thực sự của khách hàng để xác minh kỹ lưỡng. Trước đây, các ngân hàng thường chỉ miễn cưỡng mở tài khoản thương mại cho các khách hàng sau ít nhất là hai năm, với hàng loạt các điều kiện khác nhau. Tuy nhiên hiện nay, phần lớn các ngân hàng thậm chí còn chấp nhận cho các nhà kinh doanh mới mở tài khoản thương mại, nếu họ biết rõ lai lịch khách hàng. Nếu bạn đã không tham gia kinh doanh trong 2 năm, hãy liên hệ với ngân hàng nơi bạn có tài khoản tiết kiệm hay cầm cố, để hỏi xem liệu họ có cấp cho bạn tài khoản thương mại không. Còn nếu bạn đang kinh doanh tốt trong 2 năm qua, hãy đến một ngân hàng thương mai có uy tín để đăng ký tài khoản. Không nên liên hệ với ISO nếu các ngân hàng chưa từ chối bạn, bởi vì mức phí ở đây cao hơn và sự an toàn của tài khoản thấp hơn.

Khi đăng ký một tài khoản thương mại, bạn cũng nên ước tính cho ngân hàng biết quy mô, số lượng giao dịch trung bình một tháng qua tài khoản này. Con số ước tính nên ở mức vừa phải. Có thể các ngân hàng sẽ yêu cầu bạn đặt trước một khoản tiền (có thể tương đương với tổng số giao dịch dự tính trong 1 tháng) để tránh gian lận. Do vậy nếu bạn phóng đại số giao dịch, bạn có thể phải đặt cược khá nhiều. Nên dự tính một con số vừa phải trong 1, 2 tháng đầu. Nếu lượng giao dịch của bạn luôn vượt quá mức này trong 6 tháng, thì ngân hàng sẽ phải thoả thuận lại với bạn để tăng phần đặt cọc. Tuy nhiên, lúc đó bạn đã có tài khoản của mình và công việc kinh doanh đã phát triển tốt, bạn sẽ không lo lắng gì về khoản đặt cọc.

Mẫu đặt hàng (order form) trên website

Ngoài việc tìm kiếm một tài khoản thương mại để chấp nhận thanh toán thẻ tín dụng, các nhà bán lẻ trên mạng cũng cần có mẫu đặt hàng trên site của mình.

Các chi tiết cần lưu ý:

Mẫu này có thể là dạng HTML, và sử dụng tập lệnh CGI (được viết bằng một ngôn ngữ lập trình như ASP/ASP.NET, ColdFusion, PERL, Java, PHP, ...). Tốt nhất là mẫu đặt hàng này được mã hóa bằng SSL (Secure Sockets Layer), và công ty mà bạn thuê máy chủ sẽ giúp bạn mã hóa bằng SLL với chi phí khá rẻ.

Ban cũng cần đến sự chứng thực từ một tổ chức, chẳng hạn như Very Sign. Chi phí cho việc này vào khoảng 350 USD (ở Mỹ).

Ngoài ra, bạn cũng cần có phần mềm xử lý quá trình thanh toán để điều khiển các giao dịch giữa bạn và ngân hàng. Phần mềm này giống như một dịch vụ hơn là một sản phẩm. Bạn có thể mua hẳn hoặc thuê phần mềm theo tháng với phí trung bình là 20 - 30USD. Hiện có nhiều công ty cũng đang áp dụng theo cách này, tiêu biểu là Authorize.net và Cybercash.

Hoạt động của tài khoản ra sao?

Một khi mối quan hệ với các nhà cung cấp tài khoản thương mại hay các tổ chức tài chính được xác lập, nhà cung cấp hàng ngày sẽ chuyển một phần doanh số thu bằng thẻ tín dụng vào tài khoản của nhà kinh doanh, sau khi trừ đi các khoản phí cố định. Một vài công ty tài chính cũng thực hiện cả các dịch vụ thương mại, hoặc là tự làm hoặc liên kết với một bên thứ ba. Đó là các dịch vụ như chăm sóc khách hàng, lập hóa đơn, cấp phép, dịch vụ báo cáo thông tin và thanh toán... Các công ty thứ ba thường cung cấp các loại dịch vụ thương mại này gồm: First Data Corp., Global Payment Systems và Nova Information Systems.

Lựa chọn chương trình xử lý chấp thuận

Các nhà bán lẻ trên mạng cần ước tính trước số lượng giao dịch có thể có trên website của mình để lựa chọn phương pháp thích hợp. Có 2 loại xử lý chấp thuận : xử lý theo khối (batching) và xử lý tức thời (real-time). Batching thường được thực hiện offline, và là phương pháp được các cửa hàng nhỏ ưa chuộng. Khi các đơn đặt hàng được gửi đến qua điện thoại, fax, hay qua mạng, chúng sẽ được xử lý thủ công. Kiểu xử lý này thường được thực hiện bằng một vài biện pháp như thông qua một thiết bị cuối hay sử dụng phần mềm xử lý và chấp thuận dựa trên máy tính.

Hiện nay, khi nạn gian lận thanh toán đang là vấn đề nan giải của thương mại điện tử, các chuyên gia khuyên các DN vừa và nhỏ nên giám sát kỹ việc xử lý theo khối (batching) quá trình thanh toán, từng bước chống lại nạn gian lận, trước khi phải cần đến phương pháp xử lý tức thời (real-time).

Ngược lại với batching, việc xử lý real-time sẽ xác nhận một giao dịch mua bán bằng thẻ tín dụng được chấp nhận hay từ chối ngay tức thời. Một vài công ty trên mạng đã sử dụng phương pháp này để tiết kiệm thời gian và chi phí thông qua việc tự động hóa quá trình xử lý. Nhưng nhiều website, đặc biệt là của các công ty nhỏ, không cần đến sự chấp thuận real-time cũng như khoản phí phải bỏ ra để sử dụng nó.

Nhìn chung, bạn chỉ nên đầu tư vào giải pháp này khi mà công ty của bạn đã có một danh mục lớn hàng trong kho hoặc cung cấp các sản phẩm điện tử (như download nội dung hay phần mềm). Giải pháp này có vẻ không phức tạp, nhưng nó đòi hỏi sự giám sát liên tục, bởi bất cứ một thời gian chết nào trong quá trình xử lý thanh toán cũng là lúc bạn không thể chấp nhận các đơn hàng. Thông thường, một khách hàng sẽ không thể biết được việc thanh toán của họ có được xử lý tức thời hay không. Cho nên khi bạn báo cho khách hàng số đơn hàng trên trang web cám ơn, họ sẽ nghĩ rằng đơn hàng của họ đã được xử lý. Trong khi đó, bạn chỉ có đầy đủ quyền để "bắt đầu" việc kiểm tra giới hạn tin cậy/gian lận từ thời điểm này. Khách hàng sẽ chỉ có được sản phẩm của bạn khi quá trình kiểm tra thanh toán đã xong.

Các chi phí cho tài khoản thương mại

Các công ty nên tính toán xem các chi phí này có ảnh hưởng đến lợi nhuận tiềm năng hay không. Các loại phí phổ biến bao gồm:

Tỷ lệ chiết khấu: phần trăm số doanh thu từ thẻ tín dụng mà các công ty tài chính, các ngân hàng trích lại của các nhà buôn trong quá trình xử lý các giao dịch. Tỷ lệ này phụ thuộc vào quy mô đặt hàng bình quân mà bạn báo với ngân hàng. Quy mô đặt hàng lớn thường có tỷ lệ chiết khấu nhỏ hơn. Thường là khoảng 2 - 3%.
Phí trao đổi: Mức phí mà ngân hàng bên thu tiền trả cho ngân hàng của bên trả tiền cho mỗi giao dịch bằng thẻ tín dụng. Phí giao dịch này có thể dao động trong từ 25 cent đến 70 cent cho mỗi lần thanh toán. Tuy nhiên, loại phí này có thể là một gánh nặng đối với các cửa hàng bán đồ giảm giá, nơi giá các sản phẩm đều ở mức rất thấp.
Thiết bị và cài đặt: những chi phí này bao gồm phần cứng, phần mềm, cài đặt và lập trình. Nếu mua luôn giải pháp thương mại điện tử từ công ty cho thuê máy chủ, bạn có thể bớt được các loại chi phí này, hoặc chúng sẽ được tính chung trong phí thuê máy chủ.
Phí hàng tháng: bao gồm phí tối thiểu, các phí cố định, phí lập bảng kê, phí sử dụng vượt mức...
Phí dự phòng rủi ro: một số ngân hàng giữ lại một vài phần trăm trong số giao dịch để đề phòng trường hợp xảy ra tranh chấp. Trong các trường hợp xảy ra tranh chấp liên quan đến gian lận thẻ tín dụng thì thông thường toà án sẽ giải quyết theo hướng bênh vực quyền lợi của người giữ thẻ, đặc biệt là các vụ tranh chấp tại Mỹ. Điều này có nghĩa là, nếu gặp phải gian lận, người bán không những mất một phần doanh số (do sản phẩm đã chuyển đi), mà còn mất khoản phí dự phòng cho ngân hàng.

Nhìn chung, các loại phí phụ thuộc vào nhà cung cấp của bạn, chúng không có chuẩn chung và còn có thể thương lượng được. Các công ty bán lẻ nên nghiên cứu, so sánh kỹ giữa tỷ lệ phí và các dịch vụ, chọn ra những khoản phí thật cần thiết, sau đó mới đưa ra quyết định đúng đắn. Nhiều nhà cung cấp tài khoản thương mại có đưa rõ thông tin về chi phí trên website, hoặc trên một trang lớn như MerchantWorkz đã liệt kê các nhà cung cấp, các mức phí, dịch vụ để bạn so sánh. Dù lựa chọn cách nào đi nữa, bạn cũng phải cân nhắc để tạo được sự dễ dàng, tiện lợi tối đa cho khách hàng khi thanh toán bằng thẻ tín dụng mà không làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của mình.

Ngăn cản sự gian lận bằng 5 bước đơn giản

Và nếu bạn đang mở một website bán hàng trên mạng, nạn lừa đảo thẻ tín dụng có thể khiến bạn phải từ bỏ sự nghiệp thương mại điện tử của mình.

Sau đây là một vài biện pháp nhanh chóng và đơn giản để nhận dạng và ngăn chặn những kẻ gian lận:

Để mắt giám sát tất cả các đơn hàng. Hãy để ý đến những chi tiết bất thường, sự mâu thuẫn giữa thông tin về nơi chuyển hàng và hoá đơn thanh toán, các đơn đặt hàng lớn bất thường và các yêu cầu chuyển hàng đến hộp thư bưu điện. Có nhiều khách hàng sử dụng các email miễn phí để mua sắm qua mạng, nhằm tránh sự lộn xộn trong hộp thư riêng, nhưng nếu nhận được một đơn đặt hàng có nghi vấn xuất phát từ một địa chỉ email miễn phí, thì tốt nhất bạn nên điều tra kỹ hơn về trường hợp này.
Đăng ký một dịch vụ xác minh địa chỉ. Nhờ dịch vụ này, bạn sẽ giảm bớt được những rủi ro do gian lận, cũng như những lỗi gõ sai địa chỉ, sai số khiến hàng bị trả lại. Khoản đầu tư này, về cơ bản sẽ tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho công ty bằng việc xác minh nhanh chóng địa chỉ giao hàng, thúc đẩy quá trình thực hiện đơn hàng.
Cũng nên tự xác minh càng nhiều càng tốt các thông tin về khách hàng trước khi thuê một nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chuyên nghiệp. Những website như Anywho.com đã đưa ra dịch vụ tra cứu số điện thoại và địa chỉ email. Ngoài ra, các thông tin đăng ký tên miền cũng được cung cấp trên nhiều trang web, chẳng hạn như CheckDomain.com.
Đưa những lời cảnh báo vào những nơi dễ thấy trên website, nhấn mạnh việc sẽ khởi tố những người có hành vi lừa đảo. Điều này có thể không hoàn toàn ngăn được những kẻ định lừa đảo bằng thẻ tín dụng, nhưng nó cũng thể hiện được rằng trang web của bạn có những nỗ lực để ngăn cản những kẻ lừa đảo.
Khi có hiện tượng nghi vấn, hãy gọi ngay cho ngân hàng hoặc công ty phát hành thẻ tín dụng. Các tổ chức tài chính có những công cụ điều tra hiệu qủa hơn các DN và họ sẽ xác định được sự gian lận một cách nhanh chóng. Nếu chưa đủ điều kiện để xác thực, họ sẽ nghiên cứu, cân nhắc để quyết định xem có chấp nhận hay không chấp nhận giao dịch này.

Với tất cả những thách thức mà các DN thương mại điện tử vừa và nhỏ đang phải đối mặt trong thời gian qua, điều quan trọng nhất là giới hạn hết mức có thể những rủi ro tiềm năng. Vận dụng những kinh nghiệm sáng suốt khi xử lý giao dịch thẻ tín dụng sẽ kéo dài thời gian hoạt động của công ty bạn.

Theo Tạp chí BCVT & CNTT

Xem tiếp

Bản gốc: Thiết kế website - Tài khoản thương mại và những điều cần lưu ý khi bán hàng trên mạng